Minulla oli vastikään tilaisuus kuulla entisen valtakunnansovittelijan Minna Helteen näkemyksiä onnistuneesta neuvottelutoiminnasta. Hänen mukaansa luottamus on kaiken neuvottelutoiminnan perusta, ja luottamus syntyy puolestaan avoimuudesta. Avoimuus vaatii aina rohkeutta, rohkeutta olla oma itsensä ja rohkeutta keskustella asioista reilusti ja ratkaisukeskeisesti.
Ensin hieman yllätyin, sillä ainakin työmarkkinaneuvotteluja sivusta seuranneena avoimuus ja luottamus eivät ensimmäisenä tule mieleeni. Sen sijaan näen mielessäni vakavat neuvottelijat, jotka tv-kameroiden edessä tuovat tiukasti esille omia tavoitteitaan ja pyrkivät vähättelemään vastapuolta. Mutta varmasti Minnan viesti on totta: tiukalla vastakkainasettelulla ei saavuteta hyvää lopputulosta, vaan hyvällä vuorovaikutuksella ja toisen tarpeiden ymmärtämisellä.
Tästä pääsenkin yhteen lempiaiheeseeni eli työyhteisöjen sisäiseen viestintään ja keskustelukulttuuriin. Avoimuus luo luottamusta työyhteisöissä ja edesauttaa yhteistyötä, mikä puolestaan kasvattaa yrityksen aineetonta pääomaa. Malli yrityksen avoimuudelle lähtee ylimmän johdon toiminnasta. Onko toimitusjohtajan ovi avoinna vai kiinni? Tapaako toimitusjohtaja viettää kahvihetkiä henkilöstön kahvilassa vai näkeekö hänet vain vilaukselta hissimatkalla? Pienillä eleillä ja kyvyllä olla läsnä on merkitystä ihmisten hyvinvointiin työpaikoilla, siihen millaisena he kokevat henkisen ilmapiirin.
Avointa yrityskulttuuria voidaan tukea monin eri tavoin ja keinoin. Tärkeintä on luoda tunne, että sisäisesti kaikista asioista voi keskustella milloin vain, ilman pelkoja. Työurani alkuvaiheilla törmäsin usein väitteisiin, että asiasta ei voi kertoa, jos ja kun ne ovat vielä kesken ja päätökset tekemättä. Mutta eihän se näin ole. Mitä koskettavammasta henkilöstöasiasta on kyse, sitä tärkeämpää on viestiä siitä vaiheittain. Omassa yrityksessäni olemme uskaltaneet kertoa keskeneräisistäkin asioista. Kun yhtiössä harkittiin toimitilan vaihtamista, siitä kerrottiin projektin kaikissa vaiheissa. Tarjoamalla heti se tieto, mikä oli johdollakin, torjuttiin turhat huhupuheet.
Avoimuus ei ole pelkästään tiedottamista tai läsnäoloa, siihen kuuluu oleellisesti reilu vuoropuhelu ja mahdollisuus ilmaista mielipiteensä. Vuoropuhelun pitää olla helppoa ja mielipiteet kannattaa tehdä läpinäkyviksi. Kokeilimme reilu vuosi sitten koko henkilöstön kesken online äänestystyökalua liittyen työaikakäytäntöihin. Mielipiteet jakautuivat melkoisesti, mutta viesti siitä, että kaikki eivät ajattele samoin, oli tärkeä tieto itsessään ja auttoi ratkaisuun pääsemisessä.
Uusi viestintäteknologia on helpottanut sisäistä viestintää ja vuoropuhelua. Voimme keskustella, luoda virtuaaliryhmiä, jakaa tietoa paljon helpommin kuin vielä jokin aika sitten. Keskustelupalstojen myötä sisäinen viestintä on saanut leikkisänkin luonteen. Ja miksipäs ei, oman väen kesken voi hyvin vähän irrotella ja ilahduttaa työkavereita.
Kaiken kaikkiaan työyhteisön avoimuus on monisuuntaista, viestien on kuljettava ylhäältä alas, alhaalta ylös ja horisontaalisesti kollegalta toiselle. Vastuuta tiedon jakamisesta ja avoimesta keskustelukulttuurista ei voi jättää vain johdolle. Vastuu viestiä on jokaisella työyhteisön jäsenellä.
Vastuun ohella kannattaa miettiä oman viestintänsä vaikuttavuutta. Vaikuttava viestintä on persoonallista ja siten rohkeata itsensä likoon laittamista. Vaikuttava viestintä on toista osapuolta kunnioittavaa ja toisen tarpeita ymmärtävää. Vain omista tarpeista lähtevä ajattelu harvoin tuottaa toivottua tulosta. Tämä pätee työyhteisöissä ja kyllä, myös työmarkkinapöydässä.
